Vous faites partie d’une PME, TPE ou d’une entreprise internationale, créez un site intranet !
Les petites comme les grosses structures ont tendance à devenir froides et impersonnelles en fonction de l’expansion qu’elles connaissent.
Cette impression provient d’un manque de communication.
L’information a de plus en plus de difficultés à se transmettre ou tombe carrément dans l’oubli à mesure que les organigrammes s’étoffent et que les liens s’allongent.
Or, la communication, pour peu qu’elle soit de qualité, favorise l’émulsion et les prises d’initiative. En fait, la qualité de communication interne est un signe de bonne santé.
Ce sont les zones de non-dit qui dégradent l’ambiance, contribuent au turn-over et donnent au final une mauvaise image aux clients potentiels. Il est nécessaire de prôner la transparence à tous les niveaux.
Il est par conséquent important de créer un outil universel de centralisation de l’information. Mieux, cet outil doit être interactif. Chacun a ainsi les mêmes bases d’information et peut contribuer au « pot commun ».
Cet outil est évidemment un site Internet.
Alors, comment devez-vous procéder ?
1) commencez par écouter les différents protagonistes de votre entreprise et notez soigneusement leurs attentes pour améliorer la communication interne. Orientez leur réflexion au besoin en posant des questions pertinentes : « que penserais-tu d’un site intranet ? que pourrions nous y mettre pour qu’il nous ressemble ? nous servent ?»
2) renseignez-vous sur les moyens techniques à votre disposition. Logiciels, compétence, temps.
3) Faites des maquettes et testez-les avec votre famille et votre cercle d'amis. Feuilletez des livres de design ou surfez sur Internet pour y récupérer des idées originales de conception.
4) Rappelez vous : quel que soit la technicité de votre domaine d’activité, l’interface de votre site doit être la plus SIMPLE possible. Le design doit être épuré et ergonomique.
5) Utilisez des icônes pour représenter les thèmes. Une bonne image vaut un long discours ou une explication. Travailler sur un style précis avec des couleurs reposantes (surtout pas flashy).
6) Vous pourriez être tenté d’introduire des animations flashs ou des gifs : abstenez-vous. Au moins il y a de mouvements, au plus le lecteur est attentif et concentré. Il est nécessaire de rester sobre. Ce n’est pas un site commercial.
7) La police : evitez « comic » . C’est fatigant. Préférez Trebuchet ou Times New Roman.
8) Aérez les textes. Faites des paragraphes succincts. Pour mettre en évidence certains points, forcez le trait (gras). Cela suffit.
9) Prévoyez un format multi langue si votre entreprise possède des antennes à l’étranger. Cette spécificité abonde dans le sens d’une simplicité de présentation. Le format se doit d’être le moins dépaysant possible.
10) Travailler l’ergonomie avec des liens hypertexte dès que des termes ou des notions complexes apparaissent. Il faut que le langage soit accessible à tous. Pédagogique.
11)Consultez souvent les statistiques de connexion et réagissez en fonction
12) Alimentez le site régulièrement et datez les news (s’il y en a). Nettoyez-le des sujets obsolètes.
13) Vous pouvez intégrer de la formation dans votre site. Si c’est le cas, assurez-vous que les documents sont conformes en les faisant viser par les personnes compétentes. Une mauvaise info peut provoquer des drames.
14) Relisez de manière générale tout ce que vous vous apprêtez à mettre en ligne (3 fois : 1 par vous et 2 par des utilisateurs). Incorporez les correctifs si nécessaires. Attention à l’orthographe et la grammaire.
15) Au fil du temps, votre site va s’étoffer. Pensez à la possibilité de créer un moteur de recherche. C’est très apprécié.
16) Interactivité : ouvrez un forum pour que vos visiteurs y déposent leur remarque « après validation ». Cela vous permet de contrôler la ligne éditoriale.
17) Prévoyez des sondages d’opinion. La participation (anonyme) est ainsi favorisée. Il faut penser aux timides, introvertis et autres complexés du clavier.
18) Insufflez à certains moments un trait d’humour. Dans le forum c’est simple.
19) Faites participer les membres de votre entreprise dans des rubriques « parole d’expert » par exemple sur des thèmes comme les ressources humaines ou le marketing. Ce site doit être la plaque tournante de l’information.
20) Réservez un espace à la vie sociale (CE).
21) Changez légèrement le style de votre site tous les 8 mois afin de raviver l’intérêt et d’attiser la curiosité.
Bravo, vous venez de développer un nouveau canal de communication et ainsi contribuer à une meilleure rentabilité de votre entreprise. Magique !
Profitez-en pour créer des emplois ou révéler des vocations.
Sujets liés:
Knwoledge management Une communication saine Maitriser Powerpoint
Skype: Réussir son entretien de recrutement
Les secrets d’une bonne ambiance en entreprise
Pour réussir, faites votre buzz!!!
