Manager c'est établir un certain nombre de règles accessibles et compréhensibles par tous. Le but étant de créer une organisation la plus égalitaire possible. Cependant, ces règles ou méthodes doivent constituer un maillage dont vous devez calibrer correctement les dimensions. En gros, si votre maillage est trop étriqué, personne n'osera prendre d'initiative de peur d'enfreindre une des multiples règles établies.
L'organisation que vous mettez en place doit être flexible et adaptable sur certains points afin d'encourager vos collaborateurs à se dépasser pour innover. Et innover est vital pour la survie d'une entreprise et l'évolution de tous ses membres. (voir knowledge management)
Ainsi, nous abordions la semaine dernière le cas du brainstorming, sorte de réunion où "toutes les expressions sont autorisées" pour aborder un sujet que vous aurez préalablement établi. Ce type d'exercice est un véritable creuset à l'innovation du moment qu'aucune barrière n'est dressée. Il en est tout autrement dès lors que vous énoncez des règles trop rigides.
Par exemple: "nous nous réunissons aujourd'hui pour trouver des idées pour fidéliser notre clientèle de professionnels. Les règles du débat sont les suivantes: - vous pouvez vous exprimer uniquement sur votre domaine de spécialisation - il est interdit de donner plus d'une idée - vous avez 30 secondes de réflexion et vous prendrez la parole pendant 2 minutes."
Vous l'aurez compris, il y a de forte chance que la réunion ne soit pas fructueuse. Trop d'interdits! Les idées ne prendront pas leur envol de crainte de se voir rabrouer.
Le musicien Bernard Nadoulek a une phrase fabuleuse pour évoquer ce principe: "une entreprise dans laquelle il n'y a pas d'ordre est incapable de survivre; mais une entreprise sans désordre est incapable d'évoluer."
Alors méditez bien sur cette notion et faites preuve d'empathie! Comment réagiriez-vous face un bataillon de règles glaciales?
Cette vidéo signée IBM résume parfaitement cette notion de Management par la Connaissance.
Vous avez probablement pour ambition de créer de la valeur par vos nombreuses actions dans votre équipe et plus généralement dans votre entreprise. Réaliser des objectifs quotidiennement ne suffit pas à écrire l’histoire. Il est nécessaire de construire un tapis » de savoirs sur lequel tout un chacun pourra s’appuyer et enrichir à son tour.
Le transfert de connaissance englobe évidemment la formation qui fait partie intégrante du pôle communication. Car former est avant tout communiquer. J’entends par là qu’on ne peut mettre en place un support de connaissances sans l’accompagner d’échanges, de discussion.
Pour prendre un exemple de la vie quotidienne : lorsque vous avez fait vos premiers pas en informatique en acquerrant un PC, et que vous avez commencé votre phase d’apprentissage en découvrant le vaste champ de possibilités que cet outil allait vous offrir, avez-vous su tout de suite par quel où commencer ? Comment allumer la « bête », l’éteindre, maîtriser cet étrange animal que l’on nomme souris ? N’auriez-vous pas aimé bénéficier des conseils d’une personne ayant surmonté ces étapes et connaissant les ficelles du métier ? Combien d’heures auriez-vous gagné ? Et mis bout à bout, n’auriez-vous pas mis moins de temps à créer la start-up que vous dirigez aujourd’hui ? Et à embaucher ces collaborateurs dévoués pour qu’à leur tour ils réalisent leurs projets ?
Des réactions en chaîne (ou un cercle vertueux si vous préférez) voilà ce que permet un knowledge management accompli.
Comment distiller la connaissance et l’information dans votre équipe ?
Tout dépend du votre effectif ! Et de vos moyens !
Moins de 10 :
vous devez privilégier les réunions, les entretiens, les fiches (informatiques ou papier). En majorité, le knowledge management résidera sur l’oral. Un commercial vient de trouver une idée géniale pour développer les ventes : réunissez votre équipe et donnez la parole au principal intéressé. Echangez ensuite afin que chacun s’imprègne de cette nouvelle technique. Profitez-en pour lever tous les doutes et proposez à ce que votre commercial accompagne ceux qui manqueraient d’assurance. Montre-moi, j’apprendrai ! Le knowledge management permet de renforcer la confiance de chacun : je sais exactement quoi faire pour que cela fonctionne !
Entre 10 et 50:
Privilégiez des powerpoints présentant les méthodes. Et rendez-les accessible à tous. Sur un PC en libre service par exemple. Actualisez régulièrement les fichiers et soyez toujours « open » aux propositions de vos collaborateurs. Par exemple, un nouvelle recrue déplore de ne pas trouver tel sujet ou pense qu’une présentation n’est pas suffisamment claire. Ecoutez, rectifiez ! Accompagnez chaque élaboration de méthode d’une réunion pour expliquer de vive voix le principe. Cette réunion est INDISPENSABLE. Attention : Assurez-vous que chacun sache se servir de l’outil informatique. Ne riez pas, souvenez-vous de l’exemple de votre premier PC ! ACCESSIBILITE !
Mettez en place un Who Knows What ! WhoKWhat!: C’est une fiche qui regroupe les domaines de compétence de chaque collaborateur, leurs coordonnées téléphoniques et d’email. Ainsi, si une connaissance ne se trouve pas dans les méthodes archivées, on peut décrocher son téléphone ou envoyer un mail pour obtenir sa réponse. Tout le monde peut intervenir dans son domaine de compétence. Faites un point régulier sur les problèmes rencontrés et les sollicitations de chacun. Car si Robert répond sans cesse au téléphone sur des sujets récurrents, c’est soit que l’information initiale est absente, soit qu’elle est mal exprimée.
Plus de 50 :
Il s’agit d’une matriochka car 50 n’est autre que 5 fois 10. Le problème peut donc se décomposer en situation que nous avons déjà rencontrées. Il est cependant nécessaire d’établir une ligne directrice.
1) Créer un site intranet où chacun peut piocher les informations voulues. Ajoutez un système de forum pour répondre aux diverses questions. 2) Mettez en place un système de parrainage : les anciens parrainent les nouveaux arrivants et les guident. Chaque « roocky » est en contact direct avec son parrain. C’est son référent. Il se tissera ainsi des réseaux de connaissance qui se ramifieront à leur tour à mesure que l’entreprise grandira ou se renouvellera.
De plus, les "anciens" se sentiront ainsi valorisés! 3) Faites des tests de connaissances à travers des mises en situation au hasard des réunions.
4) Réunissez régulièrement les parrains afin qu’ils vous dressent un tableau des problématiques et des succès qu’ils ont rencontrés. Si le sujet peut intéresser le plus grand nombre, versez-le au site intranet et mettez-le à l’ordre du jour d’une intervention.
Quelques citations pour finir : « Former les hommes, ce n’est pas remplir un vase, c’est allumer un feu » Aristophane
« Tu me dis, j’oublie. Tu m’enseignes, je me souviens. Tu m’impliques, j’apprends » B. Franklin
« Il n’y a pas une méthode unique pour étudier les choses » Aristote
« Trois choses donnent à l’élève l’envie de dépasser le maître : poser beaucoup de questions, retenir les réponses, enseigner » Comenius
Et souvenez-vous : Le management peut produire des miracles pour peu qu’il repose sur le respect. On ne manage pas des chiffres.
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