Innovation : le calendrier Lego

Vitamins est un studio de design et d'inventions basé à Londres qui vient de lancer une toute nouvelle méthode pour optimiser la gestion de projets et l'emploi du temps en entreprise.

En quoi cette méthode est novatrice ?

Le support est entièrement réalisé en Lego !

Voici la vidéo de présentation :



A la fois ludique, clair et diablement régressif, il est pensé pour s'accorder avec les dernières technologies puisqu'il se met à jour sur un calendrier digital accessible via n'importe quel device.
Magique !

L'analyse des créateurs est plutôt pertinente lorsqu'ils décrivent les avantages de ce Lego Calendar :

- Il est gros et visible : visible à la fois sur l'écran d'un ordinateur, sur une tablette ou sur un smartphone.
- Il est tactile : le temps devient palpable !
- Il est accessible on et off line.
- Il clarifie vos pensées : c'est net, les grilles sont propres. Vous avez une parfaite vision de votre organisation.
- C'est anonyme : les clients ne sont pas nommés, ils sont symbolisés par des pièces Lego.

Bref, ce calendrier est bluffant.
Vitamins Design mettra bientôt en ligne le code de programmation.

Plus d'infos sur le site du studio Vitamins Design

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On aime : 6 trucs fantastiques pour organiser la réunion parfaite

Voici un article que j'apprécie particulièrement sur cet art difficile (mais à portée de tous avec de l'entrainement et les conseils suivants) de la réunion :

1) Connaissez la raison de votre réunion.

Pourquoi  organisez-vous une réunion ? Quel est votre objectif ?

2) Trouvez un lieu approprié.

Combien de personnes seront présentes, quel est votre budget, les équipements à votre disposition.

N'hésitez pas à délocaliser votre réunion si vos besoins dépassent ce que propose l'infrastructure de votre entreprise.

3) Date et heure :

La date et l'heure sont-elles compatibles avec les contraintes de la majorité des participants ? Si personne ne peut venir, inutile d'organiser votre réunion.

4) Organisation et rafraichissements :

Combien de temps va durer votre réunion ? Prévoyez une collation. Si votre budget est réduit, optez par exemple pour un buffet froid.

5) Demander à quelqu'un de faire un compte-rendu :

Si la réunion est étoffée, attachez-vous les services d'une personne qui prendra des notes et vous assurer qu'aucun document ni messages ne sont oubliés.

6) Arrivez tôt : Vérifiez que tout est prêt et accueillez les participants avec le sourire.

Article original : http://www.coolbusinessideas.com/archives/6-fantastic-tips-to-organise-the-perfect-meeting/

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Ordre et désordre au service de l'entreprise

Manager c'est établir un certain nombre de règles accessibles et compréhensibles par tous.
Le but étant de créer une organisation la plus égalitaire possible. Cependant, ces règles ou méthodes doivent constituer un maillage dont vous devez calibrer correctement les dimensions.
En gros, si votre maillage est trop étriqué, personne n'osera prendre d'initiative de peur d'enfreindre une des multiples règles établies.

L'organisation que vous mettez en place doit être flexible et adaptable sur certains points afin d'encourager vos collaborateurs à se dépasser pour innover. Et innover est vital pour la survie d'une entreprise et l'évolution de tous ses membres. (voir knowledge management)

Ainsi, nous abordions la semaine dernière le cas du brainstorming, sorte de réunion où "toutes les expressions sont autorisées" pour aborder un sujet que vous aurez préalablement établi. Ce type d'exercice est un véritable creuset à l'innovation du moment qu'aucune barrière n'est dressée.
Il en est tout autrement dès lors que vous énoncez des règles trop rigides.

Par exemple:
"nous nous réunissons aujourd'hui pour trouver des idées pour fidéliser notre clientèle de professionnels. Les règles du débat sont les suivantes:
- vous pouvez vous exprimer uniquement sur votre domaine de spécialisation
- il est interdit de donner plus d'une idée
- vous avez 30 secondes de réflexion et vous prendrez la parole pendant 2 minutes."

Vous l'aurez compris, il y a de forte chance que la réunion ne soit pas fructueuse. Trop d'interdits! Les idées ne prendront pas leur envol de crainte de se voir rabrouer.

Le musicien Bernard Nadoulek a une phrase fabuleuse pour évoquer ce principe:
"une entreprise dans laquelle il n'y a pas d'ordre est incapable de survivre; mais une entreprise sans désordre est incapable d'évoluer."

Alors méditez bien sur cette notion et faites preuve d'empathie! Comment réagiriez-vous face un bataillon de règles glaciales?

Un peu d'humour pour clore le débat? cliquez ici.

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Savoir déléguer : les 5 règles d’or

Déléguer rentre dans la logique d’une meilleure organisation :

Attention : déléguer ne signifie pas se débarrasser !
On est souvent tenté de déléguer des tâches rébarbatives mais c’est une stratégie à court terme.

Votre collaborateur qui récupère systématiquement ces tâches fastidieuses va finir par les bâcler pour les mêmes raisons qui vous ont amené à vous en débarrasser.

Sachez donc mesurer l’intérêt de ce que vous transmettez.

1) Identifiez le potentiel

La tâche que vous vous apprêtez à déléguer nécessite quelle compétence ? Quel niveau d’expérience ?
Votre collaborateur devra-t-il présenter les résultats à l’oral ? Est-il à l’aise dans cette discipline ?
Sachez déléguer « justement ». A une tâche donnée, ciblez la personne adéquate. Cela évitera du découragement (trop difficile), de la frustration (trop facile) et de la fatigue pour tous.

2) Soyez clair dans votre demande

Qu’attendez-vous de vos collaborateurs ? Quels sont les résultats escomptés par rapport à cette tâche ? Quel est le délai de réalisation ? Pour quel type de client ?
Soyez le plus précis possible dans votre demande. C’est vous qui définissez les règles.

Il est préférable de perdre du temps à expliquer au départ plutôt que de rectifier plus tard l’ensemble des étapes.

Un petit truc pour fixer clairement les objectifs : l’empathie

Dites-vous que la personne à qui vous parlez ne possède pas les mêmes informations que vous. Mettez-vous à sa place. Quels détails vous seraient nécessaires pour mener à bien cette mission ?

En conclusion : ne transférez pas de mails, de courriers sans préciser vos attentes.
Décrivez et écrivez les règles.

3) Restez « ouvert »

Vous venez de confier une demande client à l’un de vos collaborateurs.
Vous pouvez être persuadé que celui-ci va avoir besoin de certains éclaircissements sur tel ou tel aspect.
Il se peut même, en fonction de l’importance et de la complexité du dossier, que vous validiez chaque étape de la réalisation par un simple mot d’encouragement ou un recadrage.

Gardez votre porte ouverte!

4) Etablissez des points de contrôle

La confiance n’exclut pas le contrôle.En effet, même un collaborateur chevronné peut commettre une erreur par méconnaissance ou pêcher par excès de zèle.
Errare Humanum Est (l’erreur est humaine)
Vous devez donc contrôler l’avancée du projet ou le respect du timing.
Le fait d’établir des points de contrôle est encore plus essentiel lorsque votre collaborateur n’a pas pour habitude de vous solliciter par timidité, peur de vous déranger ou orgueil. (à ce propos, je vous conseille cet article à propos de la communication au sein de votre équipe).


5) Faites un feedback :

Votre collaborateur vient de terminer la mission que vous lui aviez confiée.
C’est le moment de commenter l’ensemble du processus de réalisation.

A-t-on respecté le délai ? si non, pour quelle raison ?
Quelles difficultés ont été rencontrées?
Donnez des conseils pour améliorer le process. Encouragez! Motivez!

Restez positif au final et surtout, tenez informé votre collaborateur de la suite des évènements.


Maintenant que l’art de déléguer n’a plus de secret pour vous, pouvez-vous répondre à cette question :

Pour en savoir plus sur l'art de déléguer, je vous conseille la lecture de "Management : l'art de déléguer" (0,89€)

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Restez Zen en Open Space

Parce que l'Open Space peut vite devenir un no man's land, voici un ensemble de règles à suivre consciencieusement:

UTILISATEUR

-régulez votre volume de voix. Gardez sans cesse à l’esprit que vous n’êtes pas seul et que vos conversations peuvent parasiter la concentration des autres. Utilisez donc le bon ton.

- isolez-vous pour passer des appels personnels ou confidentiels.

- N’organisez pas de réunions en Open Space à moins que tout le monde soit concerné.

- respectez l’espace de travail de chacun: sous prétexte qu’il n’y a pas de cloisons, ne pénétrez pas le cercle d’intimité sans y être invité d’un regard ou d’un geste. Soyez donc attentif à la disponibilité de chacun. Il est toujours rageant d’être dérangé pendant une intense réflexion

- adaptez vos horaires: lorsque les plateaux sont bondés il est toujours délicat de travailler dans de bonnes conditions. Organisez-vous de telle manière à traiter vos dossiers compliqués avant que le gros des troupes ne débarque. Vous devez donc décaler vos horaires certains jours de la semaine. Arrivez plus tôt ou partez plus tard du bureau.
- ne vous souciez pas du regard des autres. Vous devez partir plus tôt? Ne culpabilisez pas en croyant que vos voisins vous jugent. Tant que le travail est effectué, vous n’avez absolument rien à vous reprocher.
- bannissez les sons stridents ou trop forts pour vos différents appareils électroniques ( téléphone, PDA, etc…).
- votre espace, bien qu’ouvert vous appartient. N’hésitez pas à le personnaliser avec des photos ou des rangements particuliers. Tissez votre cocon.

MANAGER

- rajoutez de la convivialité en organisant des pause-café par Groupe
- changez le matériel trop bruyant ou sa disposition dans la salle si vous n’avez pas le budget. Il ne faut pas qu’il y ait d’inégalité de traitement y compris à l'exposition aux nuisances sonores.



- disposez des cloisons basses si les domaines d’activité divergent. C’est un subterfuge bien pratique.
- jouez carte sur table: organisez un groupe de travail qui se réunirait à intervalle régulier pour "prendre la température" de l’open space. Qu’est-ce qui est gênant? Comment y remédier?
Nommez un organisateur différent à chaque assemblée afin que chacun se sente concerné.

N'hésitez pas à laisser un témoignage sur ce sujet épineux de l'Open Space.

Des sujets selectionnés pour vous:
- Retrouvez ici les vidéos et la première partie de ce dossier
- une bonne ambiance en entreprise
- savoir s'organiser
- le stress au travail

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3 règles pour améliorer votre productivité

Je parle ici de productivité personnelle. Vous l’aurez compris.
Les journées sont toujours trop courtes. Et une loi stipule qu’elles le sont encore plus lorsque vous ne suivez pas certaines règles tellement évidentes qu’elles sont souvent passées aux oubliettes.
Voici une piqure de rappel pour ceux qui ne supportent plus de subir et qui souhaitent sortir « la tête du guidon ».

1. Etablissez une liste de choses à faire (« to do list ») et gardez-la en vue toute la journée .


2. Commencez par vous consacrer à la tache la plus importante (pensez-y la veille au soir). Le début de la journée est propice à garder toute objectivité, fraicheur et énergie.


3. Réservez-vous des créneaux horaires pour des tâches peu urgentes. Cette « détente » peut être consacrée à la création ou la recherche d’idées. Il est important de formaliser sur votre emploi du temps ces instants qui ne sont pas immédiatement productifs mais qui se révèlent comme de fantastiques soupapes de sécurité. Pour chevaucher longtemps, il faut ménager sa monture.

Personnellement, j’utilise un support « ludique » pour lister mes tâches. Il s’agit d’une appli Iphone : to do Genius. Mais d’autres font clairement l’affaire (comme « Rappels » préinstallée)

Autres sujets:
Procrastinons!
Le stress nuit à la créativité
Savoir déléguer

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Prévoir ou subir

"ne pas prévoir c'est déjà gémir"

On doit cette citation à Leonard de Vinci.

Cette affirmation est transposable à toutes les situations et toutes les relations.

Organisez, anticipez et respirez au final.

Rien de pire qu'un manager dépassé par les événements.

3 règles pour être plus efficace

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Le mot du jour: procrastination

La Procrastination est la tendance à renvoyer au lendemain ce que vous pouvez réaliser le jour-même.
Elle touche votre équipe et vous-même.

Vous allez en effet découvrir que le fait de "mettre trop de pression" peut entrainer une démotivation de vos collaborateurs et un report des tâches qui vous tiennent pourtant à coeur.

Les causes de la procrastination

Les raisons sont multiples pour expliquer le manque de motivation pour mener à bien une tâche:

- peu de gratification immédiate

- tâche trop complexe ou illogique (rébarbative)

- pas envie pour le moment
(sans raison précise bien qu'il s'agisse de la résultante de plusieurs sources de démotivation)

-trop de pression extérieure

- peur d'échouer (manque de confiance en soi)

La solution ultime:Organisez-vous!Servez-vous d'un agenda de poche et listez vos tâches ainsi que leur timing (estimez-le).Cochez-les dès qu'elles sont effectuées.Cette méthode pratique vous permet d'avoir un visuel sur l'avancement de votre journée et vous encourage à poursuivre vos actions jusqu'à arriver à bout de chaque ligne.C'est comme une jauge de téléchargement.

Quand élaborer cette liste?L'idéal est la veille pendant un moment de tranquilité où vous pouvez prendre de la distance par rapport au présent.
Sinon, faites-le le matin avant de quitter votre domicile.

Vous devez passer maximum 5 minutes sur chaque liste.

Que devez-vous faire absolument? écrivez-le.
Quelles sont les tâches secondaires (mais plus plaisantes)? Ecrivez-les à la suite.

Maintenant, consacrez votre énergie à réaliser les premières tâches...et terminez par les plus simples.

Bravo, vous venez de conjurer la procrastination.

Des sujets périphériques qui peuvent vous interesser:

- savoir déléguer- être plus efficace
- le stress au travail

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Open space: limites du système

Les joies de l’open space… pas si sûr.
"L’open space, pour ceux qui ne connaissent pas, est un concept qui permet de regrouper un maximum de personnes dans un espace ouvert, c’est-à-dire dépourvu de cloisons à l'exception bien sûr des 4 murs extèrieurs!
Vous vous dites : mais c’est merveilleux ! Les employés côtoient les chefs, les secrétaires (ou assistantes) s’entraident, l’information circule à la vitesse grand V, on pourrait même se soulager de l’utilisation de nos E-mails tant chronophages.

Vous pourriez poursuivre en imaginant les fantastiques possibilités qu’offrent ces espaces ouverts en matière d’échange de points de vue, une gigantesque « place publique » propice aux initiatives, à l’émulsion et à l’évolution de carrière !

Et que dire de la popularité que l’on pourrait acquérir d’un seul coup par des interventions brillantes et des diatribes hilarantes !

Et bien, je vous rassure, on est loin du compte !

Tout d’abord les classes demeurent séparées, le clivage persiste. Le prolétariat (désolé…) est toujours séparé de sa hiérarchie directe par 4 cloisons et une porte (sauf erreur architecturale).
De plus, l’Open Space développe de nouvelles capacités d’adaptation pour ceux qui y évoluent. Ainsi pour poursuivre les critiques du lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi… euh non pas le vendredi, le week-end n’attend pas, les individus déploient un éventail d’astuces qui consistent à jouer sur les fluctuations du volume sonore ambiants et la pratique du langage des signes. Astucieux et pour le coup on peut se vanter d’avoir créé de nouvelles voies de communication.

Les mesquineries continuent donc. La jalousie, l’hypocrisie, l’art de paraître, le mensonge, l’espionnage (facilité) voilà les pôles développés.

Ces open spaces, selon la même logique, ont poussé les autochtones vers de nouveaux lieux autrefois déserts pour fomenter à loisir : les ascenseurs, les WC, les coins fumeur en fait tous les Closed Space !!!!

Bravo. "

Vous l'aurez compris, ce texte quelque peu ironique a pour ambition de faire réfléchir sur cette notion d'Open Space.

Nous allons, dans le prochain billet, aborder les règles de conduite incontournables pour que l'expérience soit une parfaite réussite...pour tous!
Restez Zen en open space, cliquez ici.

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Savoir déléguer: tout un art

Sujet sensible sur Live Management: savoir déléguer

Je vous propose de visionner ces 2 vidéos qui illustrent parfaitement cette problématique.

Une première vidéo humoristique mais tellement vraie.

Et une 2nde sur 3 conseils essentiels pour déléguer comme un chef.

Fidèle à la philosophie de ce blog, je vous laisse méditer quelques heures avant de poster un billet complet sur le sujet.
En attendant, ne perdez pas de vue la notion suivante: déléguer correctement permet d'être plus efficace et de faire grandir son équipe.
N'est-ce pas notre but ultime?

Ce dossier peut vous intéresser: maitrisez votre temps.

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Maîtrisez votre temps et gagnez en efficacité

On souhaiterait parfois avoir une télécommande pour stopper le temps. Ceci afin de pouvoir réaliser l’ensemble des tâches quotidiennes d’une vie en mode express.

Cette télécommande existe, elle se nomme « organisation ». Ses composants sont des règles qui, si elles sont suivies à la lettre, vous font gagner de précieuses heures.

Et puis, souvenez-vous qu’une personne pressée apparaît aux yeux de tous non pas comme importante mais comme quelqu’un de mal organisé. Tout simplement.De plus, vos collaborateurs peuvent souffrir de cet état. Vous n’êtes plus attentifs aux problèmes qu’ils rencontrent et ils peuvent se sentir négligés.

Donc faites-le pour vous et faites-le surtout pour ceux qui vous entourent (y compris votre famille qui ne vous voit plus).

Pour trouver des solutions, il faut tout d’abord cerner le problème. Posez-vous les bonnes questions :
Dans une journée type, qu’est-ce qui est chronophage ? que n’arrivez-vous jamais à faire ?

Prenez une feuille et listez vos tâches en estimant un délai de réalisation.
Vous n’y parvenez pas ? la somme des minutes dépasse allégrement la journée ?

Ce billet est vraiment fait pour vous !

Voici les règles :

Règle n°1 : priorisez !

Commencez par mettre en évidence les tâches essentielles et urgentes et attelez-vous à celles-ci dès l’entame de la journée.
Et si on tente de vous déconcentrer en vous sollicitant sur un autre sujet, soyez fermes et dites non en argumentant. Proposez une alternative ou fixez un rendez-vous à une date ultérieure.

Règle n°2 : fixez un timing pour chaque tâche
Cette règle est primordiale pour vous ainsi que pour vos collaborateurs.
On parle du principe de productivité.
A chaque tâche il ne faut pas se dire « j’ai tout mon temps ». Il est en effet indispensable de prévoir une plage horaire pour sa réalisation.
Souvenez-vous de l’exercice initial lorsque je vous ai demandé de lister vos tâches et leur délai.
Le but est que votre travail rentre dans une journée « classique » sans avoir besoin d’utiliser un chausse-pied !

Règle n°3 : Préservez une marge de sécurité

En dépit de la règle 1, certains impondérables ne peuvent être reportés. Il faut les traiter.
Pour anticiper ce fait, majorez systématiquement le temps imparti à vos tâches. Ainsi, l’appel de vos clients vous prend en moyenne 2 heures 30 minutes par jour. Prévoyez 3 heures sur votre planning. Reproduisez cette surévaluation pour chaque tâche.

Règle n°4 : Ordonnez les tâches en fonction de leur difficulté

En gros, commencez la journée en vous débarrassant des tâches les plus ardues. Vous vous sentirez soulagés et adapterez votre timing en fonction du temps gagné et perdu.


Règle n°5 : faites des breaks

La concentration s’émousse à mesure que les heures s’écoulent. Il est donc indispensable de s’écouter et de ménager des pauses lorsque le ras-le-bol guette.

Quelques trucs supplémentaires :

- n’hésitez pas à mettre votre téléphone sur silencieux et de ne plus y penser pendant la réalisation d’une tâche essentielle.

- Utilisez tout le potentiel des outils informatiques et des innovations : outlook est un basique mais il existe des applications Iphone par exemple. (to do list)

- Sachez déléguer pour gagner du temps ! (nous reviendrons sur ce point dans un prochain billet)
- Modifiez vos horaires de travail
Venez plus tôt pour avancer au calme. Travailler pendant un rush est compliqué.

- Fermez votre porte ! C’est tout bête mais le fait de s’isoler 1 heure peut vous en faire gagner 2. Et puis, si vous avez suivi les règles, vous aurez du temps à consacrer à votre environnement…en temps voulu !

Sujets qui peuvent vous interesser:
- développez la créativité dans une équipe
- jouez les dénicheurs de talents!
- conjurer le peur de s'exprimer en public

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